Kesekretariatan adalah sebuah aktivitas kegiatan yang melekat pada tanggung jawab seorang atau beberapa orang sekretaris. Tugas dan tanggung jawab sekretaris meliputi surat menyurat, dokumentasi, arsip, merancang rapat, time schedule kegiatan dan lain sebagainya. Fungsi kesekretariatan ini biasanya dilaksanakan di sebuah kantor atau sekretariat.

Dimasa awal berdiri tahun 1985, masjid Al-Huda masih berupa musholla kecil seukuran 6X8. Pada saat itu belum ada sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk kantor atau sekretariat.

Baru tahun 1991, Ta'mir bertekad merubah musholla menjadi masjid. Dibangunlah masjid dengan ukuran 10 X 12 yang terdiri dari ruang utama sholat, mihrab, kantor dan gudang.

Kantor sekretariat Masjid terletak di sebelah selatan mihrab, tempat imam memimpin sholat berjamaah. Antara mihrab dan kantor terhubung dengan satu pintu. Adapun satu pintu lagi terletak di bagian selatan kantor yang berfungsi untuk akses keluar masjid. 

Masa Awal Sekretariat

Sejak awal berdiri posisi kantor kesekretariatan tidak pernah berubah, hanya ukurannya saja yang berubah. Pada tahun 1995 - 1996 dilakukan perluasan masjid dengan membangun serambi Utara, timur dan selatan, maka kantor sekretariat pun ikut diperluas. Dari ukuran yang sebelumnya adalah 3x3 M². Saat ini ukurannya adalah 3 x 6m²

Pada saat itu masjid belum punya banyak ruangan sehingga ta'mir menjadikan ruang sekretariat sebagai pusat dari berbagai macam kegiatan atau bisa dikatakan multi fungsi. Selain untuk berfungsi, kesekretariatan masjid, ruang ini juga menjadi kantor TPA, ruang perpustakaan, ruang remas, tempat Sound system bahkan berfungsi sebagai gudang juga.

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan dakwah maka pada tahun 1999 - 2000 Ta'mir Masjid melaksanakan pembangunan gedung TPA Al-Huda di sebelah Utara masjid. Karena itulah maka kantor TPA dipindah kesana. Demikian juga tempat perpustakaan, setelah serambi timur sudah luas maka almari dan buku-buku perpustakaan juga dipindah ke dekat tangga.

Pada akhirnya ruangan kantor tersebut kemudian berfungsi sebagai sekretariat yayasan dan Remaja Masjid, tempat Sound system dan sebagian gudang alat kebersihan ruang utama.

Pembenahan kantor sekretariat

Sekitar 12 tahun kondisi kesekretariatan berjalan dengan baik namun masih perlu banyak penyempurnaan. Pada tahun 2013 di lakuka pembelian kursi sofa untuk menerima tamu, khususnya para ustadz yang mengisi pengajian.

Hal ini membuat kantor terasa lebih nyaman.

Walaupun sudah nyaman, namun karena jendela ruangan tidak pernah dibuka dan ventilasi tidak terlalu besar, maka kipas angin terkadang tidak mencukupi untuk mendinginkan suhu ruangan. Maka ketika ada seorang ustadz yang juga seorang pengusaha, yaitu Bp Syamsul Ma'arif menawarkan AC, maka dengan senang hati Ta'mir menerima. AC dipasang dan suhu ruangan sekarang menjadi sejuk.

Pada tahun 2020 ada problem keamanan di masjid, beberapa kali terjadi kasus kehilangan barang, bahkan pencurian kotak infaq. Maka Ta'mir memprogramkan peningkatan keamanan yaitu dengan pemasangan CCTV dg 8 camera. Maka perangkat keras dan lunak untuk mengontrol dan memonitor CCTV ditempatkan di kantor sekretariat juga.

Pada tahun 2021 pengurus merasa perlu untuk menampilkan informasi dan kegiatan dalam bentuk film atau video. Maka diperlukan sebuah monitor TV yg besar. Syukur Alhamdulillah Ta'mir dapat sumbangan dari Mas Budi Setiawan TV ukuran 30". Video yg telah dibuat oleh remaja masjid Al-Huda bisa ditayangkan melalui komputer dan monitor tersebut.

Setelah berjalan 6 bulan, dirasakan TV tersebut kurang besar karena tempatnya agak tinggi sehingga TV itu terlihat kecil. Muncul keinginan untuk mengganti yang lebih besar.

Dan Alhamdulillah pada tahun 2022 ternyata ketua Ta'mir, Pak Isgiyanto menyumbang TV LCD 50". Setelah dipasang maka tampilan video tampak lebih besar dan bisa dinikmati.

Pada tahun 2022 juga dilaksanakan pengadaan dan perbaikan komputer. Komputer yang lama diperbaiki, yaitu diupgrade, sedangkan komputer baru akan dibelikan dengan uang kas. Namun rencana tersebut diurungkan karena salah satu pengurus Masjid, yaitu Mas Ferdian Alfianto menyedekahkan komputernya dengan sedikit perbaikan.

Satu komputer difungsikan untuk kegiatan administrasi masjid, sedangkan satunya bisa dipakai untuk menampilkan foto, flyer dan video kegiatan masjid Al-Huda serta bisa digunakan untuk proses editing video.

Sejak awal tahun 2022 dikantor kesekretariatan juga disediakan absensi untuk para tamu karena di AlHuda sering kedatangan tamu dari luar kota yang menginap. Dengan absensi tsb, maka semua pengurus akan mengetahui siapa saja tamu2 yang pernah menginap di AlHuda.

Pembenahan tahun 2023

Memasuki tahun 2023 Ta'mir melihat belum ada tempat penyimpanan arsip-arsip surat yang layak semacam almari kabinet. Yang ada hanya almari panjang yang secara fungsional lebih condong pada fungsi gudang dibandingkan sekretariat.

Melihat kondisi tersebut maka pada bulan Juli 2023 dilakukan pembelian inventaris baru yang berupa Almari kabinet. Sedangkan Almari kayu biasa yang panjang rencananya akan dipindahkan ke gudang Utara.

Almari kabinet ini akan banyak bermanfaat untuk kesekretariatan yaitu: untuk penyimpanan buku buku administrasi, Alat 2 tulis dan lain sebagainya.

Selain pembelian almari kabinet, Ta'mir juga merencanakan pembelian kursi sofa baru karena sofa lama sudah mulai rusak. Namun rencana ini dibatalkan karena ada salah satu jama'ah, yaitu Bapak Syarif Hidayat menyedekahkan kursi sofa hijaunya. Kursi sofa inilah yang selama ini sering dipinjam oleh masjid Al-Huda untuk acara-acara besar.

Kursi sofa dari pak Syarif di pasang di kantor, sedangkan yang lama di pindah ke kantor TPA. Semoga pada tahun-tahun depan kantor kesekretariatan semakin baik kondisi dan fungsinya.